Anfragen zur Beratung sind bei der Geschäftsstelle in Schriftform, d. h. mit eigenhändiger Namensunterzeichnung versehen, einzureichen. Bei der Einreichung von Anfragen bietet die Geschäftsstelle gerne Hilfestellung.
Die Ethikkommission behält sich vor, auch formgerecht gestellte anonyme Anfragen zu bearbeiten.
Anfragende sollen den Sachverhalt möglichst konkret darstellen und die zu bearbeitenden Fragen formulieren.
Die Mitteilung personenbezogener Daten von betroffenen Personen sollte im Rahmen der Anfrage vermieden werden. Sofern eine Anfrage personenbezogene Daten von betroffenen Personen enthält, werden diese Daten von der Geschäftsstelle pseudonymisiert.
Die Geschäftsstelle reicht die Anfrage an die jeweils zuständigen Arbeitsgruppe weiter und informiert die Kommissionsleitung über die jeweilige Anfrage.
Die Arbeitsgruppe entscheidet, welche Anfragen wegen besonderer Eile kurzfristig zu bearbeiten sind. Eilbedürftige Anfragen dürfen vor der nächsten Sitzung der Ethikkommission nur mit Zustimmung der Kommissionsleitung und dann auch nur vorläufig beantwortet werden. Nicht eilbedürftige Anfragen können bereits vorbereitet und bei der nächsten Sitzung der Ethikkommission, ggf. mit einem Vorschlag zum Inhalt der Beratung, vorgestellt werden. Die Ethikkommission entscheidet über die Inhalte der Beratung durch Beschluss.
Die Ethikkommission entscheidet, ob, in welcher Reihenfolge, mit welchem Inhalt die Beratung erfolgt. Anfragen, die nicht das Aufgabengebiet der Ethikkommission betreffen, unsachlich oder beleidigend sind, werden nicht zur Beratung angenommen.
Übersteigen die Anträge die Kapazitäten der Ethikkommission, sind die Anfragen im Zweifel nach ihrer Eilbedürftigkeit, ihrer Bedeutung für den Einzelfall, ihrer Bedeutung für die Allgemeinheit, ansonsten nach dem zeitlichen Eingang bei der Geschäftsstelle zu priorisieren. Die genauen Kriterien sind von der Ethikkommission zu beschließen und auf der Internetseite zu veröffentlichen.
Anfragen, die nicht das Aufgabengebiet der Ethikkommission betreffen, unsachlich oder beleidigend sind, werden nicht zur Beratung angenommen. Wird eine Anfrage auf Beratung abgelehnt, wird dies gegenüber der anfragenden Person mit den wesentlichen Entscheidungserwägungen begründet.